Office 365 vs Google Workspace. ¿Cuál es mejor? [2022]

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Office 365 vs Google Workspace Market Share

Seamos honestos, al elegir una plataforma de correos, calendarios y archivos en nube prácticamente solo puedes elegir entre los dos titanes de la industria de software de productividad. Por un lado está Google con Google Workspace, el líder de la industria con un market share del 59.41%, un servicio basado en la nube con plataformas ampliamente conocidas como Gmail, Google Docs, Sheets, Slides y derivados, Google Forms, Google Calendar, Google Meet, Google Drive y otra amplia variedad de software que a lo mejor ya conoces. Del otro lado está Microsoft con Office 365 con el otro 40.39%, que contiene algunas de las herramientas de trabajo más conocidas en el mundo oficinista: Word, Excel, PowePoint, SharePoint, Teams y más recientemente Dropbox.

Pero la pregunta es, ¿cuál de los dos es el que más te conviene usar? A continuación mencionaremos las funcionalidades principales de cada una seguido de una serie de preguntas en donde te recomendamos cuál elegir de acuerdo a tus necesidades.

Google Workspace

Google Workspace se caracteriza por su UI (User Interface) amigable y amplias integraciones con más software moderno, además de ofrecer una versión gratuita a todos los usuarios de Gmail. Es ampliamente popular para el segmento de trabajadores jóvenes que ya están familiarizados con los servicios de la empresa de California. Con plataformas como Google Drive, Docs, Sheets, Slides y Forms, es la forma más sencilla de trabajar para equipos que necesitan una forma rápida y sencilla de colaborar en equipo.

Office 365

Una compilación de los programas más populares de Microsoft, Office 365 es la plataforma ideal para usuarios pesados de software como Excel, PowerPoint y Word. Si tu fuerza laboral está compuesta de trabajadores acostumbrados a estos programas y no deseas capacitarlos a usar programas basados en el navegador (como Google Docs, etc), Office 365 es ideal para ti. Con Outlook para correos y Microsoft Teams para colaboración, esta es la herramienta ideal para firmas de servicios profesionales que manejan muchos documentos constantemente y necesitan usar la funcionalidad de Excel en su máximo potencial.

Office 365 vs Google Workspace. ¿Aún no estás claro? Estas preguntas te ayudarán.

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¿Buscas una opción económica que tenga lo básico?

• Usa Google Workspace. Sin lugar a dudas, el plan más básico de Workspace de USD$6/mes es la mitad del precio de la opción más básica de Office 365, que corre a USD$15/mes. Ambas tienen funcionalidades similares para tener un correo empresarial, almacenamiento en nube, y software para procesador de palabras, contabilidad y presentaciones.

¿Tienes un equipo que necesita una herramienta de mensajería instantánea y colaboración dentro del equipo?

• Usa Office 365. A diferencia de Workspace, Office cuenta con el programa Microsoft Teams incluido en su plan más básico. Esta plataforma incluye herramientas de colaboración, comunicación por chat, videollamadas en alta definición, grupos de chats para dividir a tu equipo, y múltiples otras funcionalidades. Workspace tiene su propia versión de videollamadas en Google Meet, una versión gratuita y mucho menos poderosa que Teams. Para herramientas de colaboración, sin embargo, los usuarios de Workspace deben recurrir a usar software tercerizado como Asana, Trello o Slack.

¿Necesitas trabajar simultáneamente con tu equipo en un mismo documento muy a menudo?

• Usa Google Workspace. Mientras ambas plataformas ofrecen trabajo en equipo simultáneo, el ganador para mí es Google Workspace. La facilidad de compartir documentos a través de un simple link con personas fuera y dentro de tu equipo son una combinación imbatible para trabajar de forma rápida y fácil para no perder mucho tiempo en asegurarse que cada miembro del equipo tenga los permisos necesarios para editar el documento, como sucede en Office 365.

¿Eres un usuario pesado de programas de contabilidad como Excel?

• Usa Office 365. A pesar de ser un programa excelente en lo que hace, Google Sheets tiene muchas limitaciones en comparación a Microsoft Excel, que es la herramienta #1 en cuanto a contaduría, cálculos y organización.

¿Quieres usar integraciones y software de automatización como Zapier?

• Usa Google Workspace. De nuevo, ambas herramientas son capaces de automatizaciones y tienen varias integraciones, pero Workspace se destaca con la facilidad de integración con programas populares como Slack, Hubspot, y muchos más, que diseñan sus integraciones en base a Workspace, con Office 365 en segundo plano.

¿Cuentas con mucho personal acostumbrado a las herramientas clásicas de Office?

• Usa Office 365. La comodidad del usuario tiene mucho más peso que cualquier integración, ya que reduce la fricción entre el usuario y sus herramientas, permitiendo que tu equipo se mantenga enfocado en completar con su trabajo y no luchar con la tecnología. Ambas plataformas son funcionalmente iguales al final del día.

¿Quieres la opción con mejor experiencia de usuario para tu equipo?

• Usa Google Workspace. Si cuentas con un equipo acostumbrado a las herramientas de productividad más modernas, Workspace cuenta con un UI mucho más amigable e intuitivo que Office 365. Es más, es muy recomendado que cuentes con una persona que vea los temas de TI si estarás usando Office 365, ya que administrar las cuentas usando Microsoft tiene una curva de aprendizaje significativamente más alta que usando Google.

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